Banca Promos

Segnalazione di comportamenti illegittimi

Banca Promos S.p.A. si impegna a promuovere una cultura aziendale basata su un comportamento etico e su una buona governance aziendale, favorendo così un ambiente in cui le Persone siano incoraggiate a segnalare condotte inaccettabili all'interno dell'Istituto. Per questo Banca Promos S.p.A. ha attivato un sistema interno di segnalazione di atti o fatti che possano costituire violazioni di norme disciplinanti l'attività bancaria o altre condotte illecite (Whistleblowing).

Chi può effettuare una segnalazione

In linea con le disposizioni previste dal D.Lgs. 24/2023, possono effettuare una segnalazione:

• i lavoratori dipendenti (qualunque sia la tipologia contrattuale), gli stagisti/tirocinanti retribuiti e non retribuiti;
• i consulenti finanziari;
• i soggetti terzi che intrattengono rapporti e relazioni d'affari durevoli con la Banca (ad esempio collaborazioni coordinate e continuative, consulenti stabilmente inseriti in azienda, etc.);
• i fornitori di beni e servizi;
• le persone che svolgono funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza;
• gli azionisti.

Il processo di segnalazione interna delle violazioni (Whistleblowing), che integra gli altri sistemi e processi di segnalazione attivi in Azienda, consente di segnalare con la massima garanzia di riservatezza, violazioni che ledono l'interesse pubblico o l'integrità di Banca Promos di cui si è venuti a conoscenza nell'ambito del contesto lavorativo, o sulla base della relazione giuridico-economica intercorrente con la Banca, tutelando il segnalante da possibili comportamenti ritorsivi o discriminatori.

Cosa può essere segnalato

I sistemi interni di segnalazione sono costituiti al fine di consentire ai soggetti indicati in precedenza la segnalazione di violazioni di normative nazionali e dell'Unione Europea che ledono l'interesse pubblico o l'integrità della Banca di cui siano venuti a conoscenza nel contesto lavorativo.

Le segnalazioni dovrebbero pertanto riguardare circostanze e condotte negligenti, illecite o irregolari riguardanti l'attività lavorativa, per cui vi è il ragionevole sospetto o delle quali si è venuti a conoscenza nello svolgimento delle proprie funzioni, a titolo esemplificativo e non esaustivo in relazione a:

• illeciti amministrativi, contabili, fiscali civili o penali;
• condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231 e violazioni del Modello di organizzazione e gestione ex d.lgs. 231/2001;
• violazioni della normativa comunitaria ed nazionale in materia di:
  • antiriciclaggio e contrasto al finanziamento del terrorismo;
  • prestazione dei servizi e attività di investimento;
  • protezione dei dati personali e sicurezza informatica;
  • tutela dell'ambiente;
  • usura;
• bullismo e molestie;
• frodi;
• illeciti riguardanti l'operatività bancaria di erogazione del credito e la prestazione dei servizi di investimento;
• altre fattispecie che possono costituire violazione delle norme disciplinanti l'attività bancaria.

Come effettuare una segnalazione

È possibile inviare le segnalazioni Whistleblowing utilizzando gli specifici canali di seguito indicati.

Il responsabile della funzione Internal Audit è anche il Responsabile del Sistema interno di segnalazione delle violazioni.

I dati personali e le informazioni acquisite dalla Banca saranno trattati dalla stessa in qualità di Titolare del trattamento per la relativa gestione e saranno conservati non oltre 5 anni dell'esito finale della procedura (cfr. Informativa privacy ai sensi del GDPR).

A) CANALI INTERNI

La segnalazione può essere effettuata in forma scritta o in forma orale.

• Segnalazione in forma scritta

  La segnalazione in forma scritta deve essere inviata a:
  

  Banca Promos S.p.A
  all'attenzione del responsabile del sistema interno di segnalazione delle violazioni - "Whistleblowing"
  Viale Gramsci n. 19
  80122 Napoli
  *** RISERVATA***
  

  A tal fine, la Banca mette a disposizione un apposito modulo di segnalazione.

  È necessario che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento; la seconda con la segnalazione, redatta sull'apposito modulo, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione. Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all'esterno la dicitura “riservata” al Responsabile del sistema interno di segnalazione delle violazioni.

  La segnalazione è poi oggetto di protocollazione riservata, mediante autonomo registro, da parte del responsabile del Sistema interno di segnalazione delle violazioni.

  La busta così costituita dovrà essere consegnata fisicamente al responsabile del Sistema o trasmessa a mezzo raccomandata all'indirizzo sopra indicato.

  Qualora il responsabile Internal Audit sia il presunto responsabile della violazione o abbia un potenziale interesse correlato alla segnalazione tale da compromettere l'imparzialità di giudizio, il segnalante può trasmettere la segnalazione, con le medesime modalità precedentemente descritte, al responsabile della funzione Compliance avendo cura di specificare sulla busta il carattere di riservatezza e lo specifico destinatario, come di seguito riportato:

  Banca Promos S.p.A
  all'attenzione del responsabile della Funzione Compliance
  Viale Gramsci n. 19
  80122 Napoli
  *** RISERVATA***
  

• Segnalazione in forma orale

  Qualora il segnalante intenda effettuare una segnalazione in forma orale egli ha la possibilità di contattare il Responsabile del Sistema al numero 081/0170306. La citata linea telefonica è riservata e soggetta a registrazione. Il segnalante ha altresì la possibilità di richiedere, sempre chiamando al numero indicato in precedenza, un incontro diretto con il responsabile del sistema per effettuare la segnalazione.

  Qualora il responsabile Internal Audit sia il presunto responsabile della violazione o abbia un potenziale interesse correlato alla segnalazione tale da compromettere l'imparzialità di giudizio, il segnalante può contattare il referente interno della funzione Compliance al numero 081/0170104.

  In particolare, se la segnalazione è stata inviata tramite linea telefonica, la relazione orale deve essere documentata da:

  • una registrazione della conversazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all'ascolto, previo consenso del segnalante; o
  • una trascrizione completa e accurata della conversazione con la persona incaricata; tale opzione deve consentire al Segnalante di verificare, modificare e approvare la trascrizione della chiamata mediante la propria sottoscrizione.

  Se il segnalante chiede un incontro con il Responsabile dei sistemi interni di segnalazione, l'incontro deve essere documentato:

  • effettuando, previo consenso, una registrazione della conversazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all'ascolto; o
  • attraverso un verbale accurato della riunione che consenta al Segnalante di verificare, rettificare e confermare mediante la propria sottoscrizione.

  I canali indicati non possono essere utilizzati per le segnalazioni, divulgazioni pubbliche o denunce di seguito indicate:

  • le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all'Autorità giudiziaria o contabile che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate;
  • le segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell'Unione europea o nazionali indicati nella parte II dell'allegato al decreto ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell'Unione europea indicati nella parte II dell'allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nella parte II dell'allegato al D.L. 24/2023;
  • le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell'Unione europea.

B) CANALI ESTERNI ALLA BANCA

In via prioritaria, i segnalanti sono incoraggiati a utilizzare i canali interni al fine di garantire maggiore efficacia nell'analisi della segnalazione. Tuttavia, al ricorrere di determinate condizioni, può essere effettuata una segnalazione esterna direttamente alle Autorità competenti.

In particolare, il segnalante può effettuare una segnalazione esterna all'ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione) se, al momento della sua presentazione, ricorrono le seguenti condizioni:

• non è prevista, nell'ambito del suo contesto lavorativo, l'attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dalla normativa;
• ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
• ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
• ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

La segnalazione esterna deve essere effettuata utilizzando i canali di segnalazione delle violazioni messi a disposizione dall'ANAC secondo le modalità previste sul sito istituzionale dell'ente (www.anticorruzione.it).

Inoltre, la persona Segnalante può rivolgersi ad ANAC anche per notificare eventuali atti ritorsivi conseguenti ad una segnalazione.

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