Whistleblowing
Il nostro sistema di segnalazione di comportamenti illegittimi.
Il nostro sistema di segnalazione di comportamenti illegittimi.
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Banca Promos S.p.A. si impegna a promuovere una cultura aziendale basata su un comportamento etico e su una buona governance aziendale, favorendo così un ambiente in cui le Persone siano incoraggiate a segnalare condotte inaccettabili all'interno dell'Istituto. Per questo Banca Promos S.p.A. ha attivato un sistema interno di segnalazione di atti o fatti che possano costituire violazioni di norme disciplinanti l'attività bancaria o altre condotte illecite (Whistleblowing).
In linea con le disposizioni previste dal D.Lgs. 24/2023, possono effettuare una segnalazione:
Il processo di segnalazione interna delle violazioni (Whistleblowing), che integra gli altri sistemi e processi di segnalazione attivi in Azienda, consente di segnalare con la massima garanzia di riservatezza, violazioni che ledono l'interesse pubblico o l'integrità di Banca Promos di cui si è venuti a conoscenza nell'ambito del contesto lavorativo, o sulla base della relazione giuridico-economica intercorrente con la Banca, tutelando il segnalante da possibili comportamenti ritorsivi o discriminatori.
I sistemi interni di segnalazione sono costituiti al fine di consentire ai soggetti indicati in precedenza la segnalazione di violazioni di normative nazionali e dell'Unione Europea che ledono l'interesse pubblico o l'integrità della Banca di cui siano venuti a conoscenza nel contesto lavorativo.
Le segnalazioni dovrebbero pertanto riguardare circostanze e condotte negligenti, illecite o irregolari riguardanti l'attività lavorativa, per cui vi è il ragionevole sospetto o delle quali si è venuti a conoscenza nello svolgimento delle proprie funzioni, a titolo esemplificativo e non esaustivo in relazione a:
È possibile inviare le segnalazioni Whistleblowing utilizzando gli specifici canali di seguito indicati.
Il responsabile della funzione Internal Audit è anche il Responsabile del Sistema interno di segnalazione delle violazioni.
I dati personali e le informazioni acquisite dalla Banca saranno trattati dalla stessa in qualità di Titolare del trattamento per la relativa gestione e saranno conservati non oltre 5 anni dell'esito finale della procedura (cfr. Informativa privacy ai sensi del GDPR).
La segnalazione può essere effettuata in forma scritta o in forma orale.
La segnalazione in forma scritta deve essere inviata a:
Banca Promos S.p.A
all'attenzione del responsabile del sistema interno di segnalazione delle violazioni - "Whistleblowing"
Viale Gramsci n. 19
80122 Napoli
*** RISERVATA***
A tal fine, la Banca mette a disposizione un apposito modulo di segnalazione.
È necessario che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento; la seconda con la segnalazione, redatta sull'apposito modulo, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione. Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all'esterno la dicitura “riservata” al Responsabile del sistema interno di segnalazione delle violazioni.
La segnalazione è poi oggetto di protocollazione riservata, mediante autonomo registro, da parte del responsabile del Sistema interno di segnalazione delle violazioni.
La busta così costituita dovrà essere consegnata fisicamente al responsabile del Sistema o trasmessa a mezzo raccomandata all'indirizzo sopra indicato.
Qualora il responsabile Internal Audit sia il presunto responsabile della violazione o abbia un potenziale interesse correlato alla segnalazione tale da compromettere l'imparzialità di giudizio, il segnalante può trasmettere la segnalazione, con le medesime modalità precedentemente descritte, al responsabile della funzione Compliance avendo cura di specificare sulla busta il carattere di riservatezza e lo specifico destinatario, come di seguito riportato:
Banca Promos S.p.A
all'attenzione del responsabile della Funzione Compliance
Viale Gramsci n. 19
80122 Napoli
*** RISERVATA***
Qualora il segnalante intenda effettuare una segnalazione in forma orale egli ha la possibilità di contattare il Responsabile del Sistema al numero 081/0170306. La citata linea telefonica è riservata e soggetta a registrazione. Il segnalante ha altresì la possibilità di richiedere, sempre chiamando al numero indicato in precedenza, un incontro diretto con il responsabile del sistema per effettuare la segnalazione.
Qualora il responsabile Internal Audit sia il presunto responsabile della violazione o abbia un potenziale interesse correlato alla segnalazione tale da compromettere l'imparzialità di giudizio, il segnalante può contattare il referente interno della funzione Compliance al numero 081/0170104.
In particolare, se la segnalazione è stata inviata tramite linea telefonica, la relazione orale deve essere documentata da:
Se il segnalante chiede un incontro con il Responsabile dei sistemi interni di segnalazione, l'incontro deve essere documentato:
I canali indicati non possono essere utilizzati per le segnalazioni, divulgazioni pubbliche o denunce di seguito indicate:
In via prioritaria, i segnalanti sono incoraggiati a utilizzare i canali interni al fine di garantire maggiore efficacia nell'analisi della segnalazione. Tuttavia, al ricorrere di determinate condizioni, può essere effettuata una segnalazione esterna direttamente alle Autorità competenti.
In particolare, il segnalante può effettuare una segnalazione esterna all'ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione) se, al momento della sua presentazione, ricorrono le seguenti condizioni:
La segnalazione esterna deve essere effettuata utilizzando i canali di segnalazione delle violazioni messi a disposizione dall'ANAC secondo le modalità previste sul sito istituzionale dell'ente (www.anticorruzione.it).
Inoltre, la persona Segnalante può rivolgersi ad ANAC anche per notificare eventuali atti ritorsivi conseguenti ad una segnalazione.